Jak zostać asystentką dyrektora czyli idealną sekretarką?
Dobra sekretarka to prawdziwy „dar niebios” dla firmy. Po pierwsze zwiększa efektywność pracy swojego szefa. Po drugie od jej postawy zależy często atmosfera w pracy i komunikacja między wieloma osobami.Po trzecie buduje wizerunek firmy w oczach klientów.
Problemem jednak często jest to, że sami menedżerowie nie wiedzą, czym jest praca sekretarki/ asystentki i na czym tak naprawdę powinna polegać. Uproszczone, stereotypowe spojrzenie na tę profesję niestety nie pomaga, ponieważ praca sekretarki nie polega na pisaniu na komputerze i przygotowywaniu kawy!
Co powinna umieć asystentka lub sekretarka?
Aby pracować na stanowisku sekretarki lub asystentki trzeba spełniać coraz bardziej wyśrubowane warunki. Dobra sekretarka to przede wszystkim osoba dyspozycyjna, dokładna, ostrożna i samodzielna. Standardem jest znajomość minimum jednego języka obcego, świetna obsługa komputera i wysokie umiejętności interpersonalne. Trzeba posiadać umiejętność bycia niezawodnym „filtrem”, nie pozwalającym aby do szefa, dostały się jakieś niepożądane osoby lub rozmowy telefoniczne.
Jak zostać idealną sekretarką?
To, co czyni sekretarkę lub asystentkę naprawdę „prawą ręką” szefa, to wysoki poziom empatii czyli umiejętność wyobrażenia sobie uczuć i emocji drugiej osoby, w tym wypadku przede wszystkim przełożonego, ale również współpracowników i partnerów biznesowych. Niezmiernie ważna jest sztuka przewidywania i wyczucia sytuacji oraz zapobieganie konfliktom i radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych. Asystentka/sekretarka to jednak przede wszystkim powinno być uosobienie absolutnej dyskrecji i niezawodności.
Trzeba jednak pamiętać, że zadania sekretarki w różnych firmach mogą być bardzo różne.
Przede wszystkim jest różnica między asystentką, która pracuje w małej firmie, a jej obowiązki obejmują na przykład księgowość i kadry, a asystentką prezesa zarządu lub dyrektora generalnego, która zarządza kolejnymi trzema lub czterema sekretarkami zajmującymi się sprawami administracyjnymi.
W zależności od zadań w danej firmie, konieczny jest ciągły rozwój umiejętności i kompetencji oraz odpowiedni dobór kursów i szkoleń. My polecamy np. kursy Profesjonalna sekretarka czyli asystentka na medal , prowadzenie sekretariatu lub pracownik administracyjno – biurowy, realizowane w firmie MG-edu, które z pewnością będą pomocne każdej sekretarce lub asystentce
